A contabilidade é indispensável para o sucesso de qualquer negócio. Afinal de contas, ela é a ciência responsável por estudar as variações quantitativas e qualitativas ocorridas no patrimônio, incluindo o conjunto de bens, direitos e obrigações, das entidades públicas e privadas. Ou seja, a contabilidade fornece dados úteis que ajudam na tomada de decisões.
Assim, todas as movimentações no patrimônio são registradas pela contabilidade, que entrega as informações aos responsáveis pela entidade, sendo possível saber como está indo a situação financeira da empresa.
Por isso, quaisquer negócios, desde um empreendimento especializado em limpeza de caixa d água preço diferenciado, profissionais autônomos e grandes multinacionais precisam da contabilidade, para fins de organização orçamentária e planejamento de iniciativas, campanhas e ações empresariais.
Com o avanço das TICs (tecnologias da informação e da comunicação), os trabalhos de contabilidade puderam ser interseccionados por ferramentas de ponta, que possibilitaram maior eficácia e assertividade em processos, cálculos e interpretação de dados.
O advento da internet e das plataformas online também colaborou para o dinamismo contábil, com influência direta na produtividade das entidades. Ou seja, além de eficiente, as TICs contribuíram para a otimização das empresas e aumento da performance.
Daí surge a contabilidade digital, uma tendência de mercado que transformou muitas atividades do profissional contábil, além de promover estratégias mais assertivas para o sucesso das entidades.
O artigo de hoje vai falar mais sobre a contabilidade digital e quando você deve usá-la na sua empresa. Acompanhe a veja as dicas!
O que é contabilidade digital?
O conceito de contabilidade digital é relativamente novo no Brasil, mas aos poucos o termo tem se popularizado cada vez mais, principalmente com a criação da plataforma ERP, para atender às micro e pequenas empresas.
Em termos gerais, o ERP consiste em um software que integra todos os dados e processos da organização em um único sistema.
Desse modo, é mais fácil gerenciar e administrar as empresas, já que a tecnologia armazena todas as informações em uma única plataforma, em um fluxo único e contínuo.
Com isso, o ERP é capaz de dinamizar as atividades contábeis, visto que todos os dados podem ser analisados e interpretados pelo contador, de modo muito mais acessível e em formato eletrônico.
Por exemplo, em uma empresa de blindagem 3a, o departamento de contabilidade pode acompanhar as vendas, o progresso do negócio, além de observar os custos envolvidos em toda a operação, em diferentes equipes de trabalho.
Ou seja, a contabilidade digital incorpora as ferramentas tecnológicas, permitindo a integração do contador com clientes e fornecedores. O resultado é um aumento da produtividade e da segurança no gerenciamento contábil e financeiro da organização.
No livro “Digital Accounting”, publicado em 2006, encontramos uma das primeiras definições de contabilidade digital, como sendo uma representação das informações contábeis em formato eletrônico e digital, para que os dados possam ser manipulados e compartilhados por meio das TICs.
Em resumo, a contabilidade digital consiste em todos os processos contábeis feitos com o auxílio de tecnologias para aumentar a eficiência e agilidade do trabalho do contador.
Neste cenário, a internet é essencial, pois ela será a principal responsável pelo compartilhamento de documentos, informações e comunicação direta com as equipes.
Quais são as vantagens da contabilidade digital?
Mais do que melhorar a produtividade das empresas e introduzir um fluxo único de gerenciamento de informações, a contabilidade digital traz muitos benefícios e, por conta disso, vários tipos de negócios, como lojas de tinta pu, buscam implementá-la em seus processos de gestão.
Abaixo, confira algumas das vantagens da contabilidade digital:
Redução de custos
As tecnologias são aliadas na redução de custos de operação e, consequentemente, contribuem para o crescimento dos negócios.
Em primeiro lugar, a internet elimina a necessidade de um espaço físico de trabalho, já que todos os envolvidos no processo podem se comunicar online. A partir disso, temos uma redução com custos materiais.
Além disso, não é necessário armazenar grandes quantidades de papel, visto que os documentos são armazenados em plataformas digitais.
Ou seja, não é preciso guardar todas as notas fiscais dos chicotes elétricos, pois elas podem ser emitidas eletronicamente.
Otimização de processos
A automação é uma das principais características da excelência da contabilidade digital.
Com as ferramentas tecnológicas, é possível reduzir a ocorrência de erros humanos, além de eliminar tarefas manuais mais simples, com atividades realizadas pelo próprio sistema ou plataforma ERP.
Nesse sentido, o fluxo de caixa de uma empresa que faz conserto ihm pode ser calculado automaticamente, diminuindo eventuais inconsistências matemáticas.
Tudo isso converge para a análise completa da situação contábil da organização – o que significa que os dados podem ser verificados antes que os responsáveis tomem qualquer decisão.
Facilidade de planejamento tributário
As empresas estão sujeitas ao pagamento de impostos e tributos ao Estado, bem como isenção de cobranças, em casos específicos.
A inadimplência pode ser uma inimiga no crescimento dos negócios, pois inconformidades com o governo podem gerar multas e outros problemas mais graves aos empreendedores.
Por isso, a organização e gerenciamento de tributos de uma empresa que vende microscópio biológico binocular, bem como qualquer outro negócio, também são atividades do contador.
Com a contabilidade digital, fica mais fácil agendar o pagamento de impostos, dessa forma a empresa:
- Não realiza pagamentos indevidos;
- Não fica inadimplente;
- Continua legalizada;
- Adia a incidência de multas.
Ou seja, a contabilidade digital atua na eficiência do planejamento tributário.
Como posso usar a contabilidade digital no meu negócio?
Não vai demorar muito para que as tecnologias deixem de ser um diferencial das empresas para se tornarem praticamente uma obrigação.
Por causa disso, é importante que os negócios acompanhem a evolução do mercado, incluindo empresas de venda de negatoscópio de mesa, entre outras.
Assim, para implementar a contabilidade digital no seu negócio, o ponto de partida é investir em um sistema de integração de gestão, o ERP. Boas plataformas compartilham as diferentes funções de controle, incluindo de estoque, vendas, logística, compra, etc.
Nesse sentido, o sistema ERP de qualidade precisa integrar os departamentos das empresas de modo rápido, simples e intuitivo.
Afinal de contas, não adianta nada ter um bom controle de estoque dos mancais de deslizamento, mas não encontrar os dados sobre venda desses produtos.
A plataforma de ERP também permite a emissão de relatórios gerenciais, para que o profissional de contabilidade possa também ajudar na tomada de decisões e, com isso, seja um consultor da entidade.
Outras duas ferramentas da contabilidade digital é o armazenamento em nuvem e o GED contábil, que permitem a flexibilidade de análise de dados e maior produtividade.
No armazenamento em nuvem os documentos, relatórios e arquivos são colocados em arquivos online, que podem ser acessados em qualquer horário ou local, desde que tenha acesso à internet.
Algumas pesquisas mostram que as empresas contábeis que utilizam o armazenamento em nuvem tiveram um crescimento de 15% ao ano, contra 4% das organizações que não adotam a tecnologia.
Já o GED Contábil é uma tecnologia responsável pela automatização dos processos, como o envio automático de e-mails, geração de relatórios, elaboração de protocolos, entre outras tarefas importantes para a contabilidade.
De acordo com uma pesquisa realizada, estima-se que em pouco tempo quase todas as rotinas contábeis serão 100% automatizadas.
Isso quer dizer que as tarefas burocráticas, incluindo gestão da folha de pagamento, organização tributária e emissão de notas fiscais serão executadas por instrumentos tecnológicos, como computadores, softwares e plataformas.
Vale dizer que todos esses processos e recursos tecnológicos devem ser implementados aos poucos na empresa, de acordo com a possibilidade de investimento de cada organização.
Também é necessário treinar a equipe para o uso dos softwares e tecnologias, algo que demanda tempo e especialização dos colaboradores.
Além do mais, é importante ressaltar que o contador não é substituído. Ou seja, ele utiliza os recursos tecnológicos na contabilidade digital, mas de qualquer maneira, ele será o responsável pela análise e interpretação dos dados.
Conclusão
A contabilidade digital é uma revolução da rotina contábil dentro das organizações, sejam elas públicas ou privadas.
Com inúmeras vantagens, incluindo o aumento da produtividade e redução de custos, ela representa um avanço nos processos de trabalho, visando a melhor eficiência das atividades.
Por conta disso, a tendência é que a contabilidade digital integre quase todas as entidades nos próximos anos, muito por conta da evolução tecnológica e o crescimento da internet nas rotinas de produção.
Ou seja, a contabilidade digital já é uma realidade. Contudo, ela não substitui a figura do contador, mas serve como uma ferramenta importante para garantir o sucesso das empresas e organizações.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.